Constitution and Bylaws

Adopted 16 October 2022

Article 1: Name, Authority and Objectives

1.01 Name – The name of the organization shall be Swimming New Brunswick/Natation Nouveau-Brunswick Inc. (SNB) and commonly referred to throughout official documents as SNB 

1.02 Regulation – SNB shall exist solely for the governance of its members and shall regulate and control all matters related to Competitive Amateur Swimming in the Province of New Brunswick in accordance with the general territorial divisions and regulation of SNC and the Bylaws, Rules and Regulations of SNB. The territorial definition for SNB is that assigned by SNC. 

1.03 Authority – The authority of Swimming New Brunswick/Natation Nouveau-Brunswick to regulate and control all matters related to New Brunswick Amateur Swimming is derived from the SNC Constitution and Bylaw. Such authority shall include and not be restricted to the power to:

1. Implement and ratify its own Constitution and Bylaws affecting its operations but these shall contain nothing inimitable to the Constitution, Bylaws and the Rules and Regulations of SNC, AFC. and FINA.
2. Formulate Bylaws and policies and procedures defining membership, voting power and removal of membership.
3. Set, collect and dispose of membership and registration fees within its jurisdiction.
4. Sanction and control swimming competitions in New Brunswick according to the Bylaws and Policies and Procedures of Swimming New Brunswick/Natation Nouveau-Brunswick.
5. Discipline members according to the Bylaws and policies and procedures
6. Terminate membership in Swimming New Brunswick/Natation Nouveau Brunswick according to the Bylaws and the policies and procedures.

1.04 Objectives

1. To promote, foster, teach and perpetuate the art and sport of swimming and to encourage training for competition, self-development, leadership and sportsmanship in the field of amateur swimming;
2. To establish, publish, and enforce laws, rules and regulations governing the amateur sport of swimming and the conduct of amateur swimming competitions under its jurisdiction, and to deal with any infringements thereof;
3. To promote, encourage and maintain among its members, and others, an interest in amateur swimming
4. To stimulate public opinion in favour of providing proper accommodation, adequate facilities, and sufficient opportunities for acquiring, practising and developing the highest standards of the art and amateur sport of swimming; and
5. To promote swimming as a means of healthful exercise for a broad cross-section of the community and as a means for providing the physical fitness of the general population.
6. The organization shall operate at no pecuniary gain for its members.

Article 2: Membership

2.01 Membership – Membership in Swimming New Brunswick/Natation Nouveau-Brunswick Inc. shall be restricted to registered swimming clubs, amateur individuals and swimming coaches within the designated jurisdiction of SNB. Membership of those outside provincial jurisdiction may be reviewed on a case by case basis by the Board. 

2.02 Categories of Membership – There shall be six classes of membership: Club, Swimmer, Official, SNB or Club Officer, Certified Swimming Coach, and Other Persons. 

2.03 Class 1. Club Any organization of swimmers which has at least three Executive Members and has paid the prescribed registration fee. Clubs may include University Clubs and Masters Clubs. Entitled to three (3) votes at members meetings. 

2.04 Class 2. Swimmer All duly registered swimmers who have fully paid the prescribed registration fee. Shall be entitled to attend Members Meetings but shall not have the right to vote thereat. 

2.05 Class 3. Official Any qualified swimming official who has officiated in a sanctioned meet on at least one occasion during the previous twenty-four months. Shall be entitled to attend Members Meetings but shall not have the right to vote thereat. 

2.06 Class 4. SNB or Club Officer Any individual who has been elected or appointed to an executive or director position in any club or in SNB. Shall be entitled to attend Members Meetings but shall not have the right to vote thereat. 

2.07 Class 5. Certified Swimming Coach Any swimming coach working in SNB jurisdiction “who is certified at a minimum Level 1 by the Coaching Association of Canada under the National Coaching Certification Program and who has applied for membership with SNC and is registered with SNC as Class IX Members and who is registered with Canadian Swim Coaches and Teachers Association (CSCTA) as members thereof.” Swimming coaches must be employed by a SNB registered club and must have paid the prescribed fee. Shall be entitled to attend Members Meetings but shall not have the right to vote thereat unless identified prior to the Member Meeting/AGM as a Club Delegate utilizing the appropriate delegate form. 

2.08 Class 6. Other Persons Other persons who may from time to time be nominated for membership by a Club or by the Board. Shall be entitled to attend Members Meetings but shall not have the right to vote thereat. 

2.09 Admission – With the exception of Swimmers, Coaches, SNB or Club Officers and Officials who shall become members automatically, no member shall be admitted until the member has:

1. Made written application to the Board in the form prescribed by the Board,
2. Been approved as a member by the Board, and
3. Paid membership dues as determined by the Board.

2.10 Dues – Membership dues for all categories of Membership will be determined annually by the Board 

2.11 Termination – The following provisions shall apply to withdrawal,suspension and termination of membership: Any member may resign from SNB by giving written notice to the Board and such resignation shall take effect upon its acceptance by the Board.

• A member may not resign while in arrears on membership dues or when subject to a disciplinary investigation or action of SNB.
• A member may be suspended from SNB for failing to pay applicable membership dues by the deadline date prescribed by the Board. Should membership dues remain unpaid for an additional 30 days, the member may be expelled from SNB.
• In addition to suspension or expulsion for failure to pay membership dues, a member may be suspended or expelled from SNB in accordance with SNB policies and procedures relating to discipline of members.
• A club shall cease to be a member upon its dissolution or winding up of affairs.
• Any member who is suspended or expelled may appeal the matter in accordance with SNB policies and procedures relating to appeals.

Article 3: Meetings

3.01 Annual General Meeting – The Annual General Meeting shall be held annually at such a time and on such day as shall be determined by the Board. At the Annual General Meeting, the most recent financial statements shall be reviewed, auditors shall be appointed and Directors shall be elected. All other transactions as may properly be brought before the Annual General Meeting shall be done so. 

3.02 Order of Business – The Order of Business of the Annual General Meeting of SNB shall be:

1. Acceptance of Credentials
2. Call to Order
3. Establishment of a Quorum
4. Approval of Agenda
5. Appointment of Scrutineers
6. Reading & approval of previous minutes
7. Presentation of reports by Standing Committees
8. Presentation of reports by President, Secretary and Executive Director
9. Presentation of reports by auditor
10. Motions
11. Election of Directors
12. Appointment of auditor
13. Adjournment

3.03 Notice of Annual General Meeting – Written notice of meeting is sent to members by mail or electronic mail at least thirty days (30) days prior to the meeting. 

3.04 Special Meetings- Special meetings of SNB may be called upon the request of the Board of Directors or by written request to the Secretary of SNB of not less than seventy five percent (75%) of all Clubs as defined under “membership”. The written request must state the reason for a Special General Meeting. 

3.05 Notice of Special Meetings – Notice of the time and place of each Special Meeting of SNB shall be provided to all Voting members, Directors and auditors of SNB as hereinafter described. Such notice shall state the nature of the matters to be considered at the Special Meeting in sufficient detail to allow the Voting Members to form a reasoned judgment in respect of such matters and the notice shall include a draft copy of any resolution or Bylaw to be considered at such meeting. Notice shall be provided in writing, not fewer than fifteen (15) days prior to the Special Meeting. Notice shall be provided to the Voting Members at their last known address as indicated on the membership rolls at SNB. 

3.06 Bylaws Amendments – The Bylaws of SNB may only be amended, revised, repealed or added to by a Special Resolution at an Annual Meeting or Special meeting, for which proper notice has been given. Changes must be approved by two thirds of the voting members in attendance at the meeting. The notice of such a meeting must include the details of the proposed changes to the Bylaws. Waiver of Notice – Notwithstanding any other provisions of these Bylaws, the notice provisions may be waived by an affirmative vote of not less than three-fourths (3/4) of the Members present and entitled to vote. 

3.07 Chairman of the Members Meetings – The President shall be the chairman of any Members Meeting. 

3.08 Notices of Motion – Notices of motion for the Annual or Special General Meeting shall be in writing and forwarded to the Section Office at least thirty (30) days prior to the meeting so that such motion can be sent in writing by the Secretary to all Voting Members not less than fourteen (14) days prior to the Annual Meeting or Special Meetings. 

3.09 Quorum – At all Member Meetings a quorum shall consist of fifty percent (50%) or more of the Class 1 delegates. There shall be at least one General Meeting of SNB per year, with notices of the meeting sent to all clubs and members at least thirty days (30) days prior to the meeting. 

3.10 Voting Rights – General Meeting voting privileges will be held by Club Delegates only which will be identified by their respective Class 1 member. Each Club in good standing shall be entitled up to three (3) votes. Club Delegates must be identified to SNB utilizing Club Delegate form prior to the Annual General Meeting these will be verified/reviewed at the start of the Annual General Meeting. Clubs will be entitled to vote by proxy and therefore may exercise more than one vote up to the maximum provided the club has a minimum of one (1) delegate present at the meeting and has identified himself/herself utilizing the proper Club Delegation form. Each vote must be exercised by a member in good standing of that club. 

3.11 Voting Process – Decisions are made by raising hands, except in respect of elections or in situations where a ballot is specifically requested by a delegate. Decisions require the majority of the expressed votes (at least 50% plus one). In the case of a tie the Chairman presiding over the Members Meeting shall have the deciding vote on any such matter.

Article 4: Directors

4.01 General – The Board of Directors shall consist of seven (7) Directors. Once elected, Directors may not hold any elected, employment or contract employment position(s) with a Class 1 member association of SNB. 

4.02 Powers – The Directors shall be empowered to:

1. Except as otherwise provided in the Act or this bylaw, the Directors have all the powers of SNB and may delegate any of its powers, duties and functions.
2. The Directors may make policies and procedures for managing the affairs of SNB in accordance with the Act and this bylaw and recommend amendments to the Bylaws of SNB.
3. The Directors may make policies and procedures relating to the discipline of members and shall have the authority to discipline members in accordance with such policies and procedures.
4. The Directors may make policies and procedures relating to the management of disputes within SNB and all disputes shall be dealt with in accordance with such policies and procedures.
5. The Directors may employ such persons as it deems necessary to carry out the work of SNB.
6. Uphold the Bylaws of SNB and set policies to enable SNB to comply with the Objectives of SNB.
7. Except as provided in the Act, the Directors shall have the authority to interpret any provision of this bylaw which ambiguous or unclear
8. To establish Board committees by adopting their mandate and by appointing its members and chairperson
9. To evaluate annually the performance of the Executive Director in accordance with SNB objectives and approve his/her remuneration.

4.03 Eligibility – Individuals who are not less than eighteen (19) years of age, who have the power under law to contract and who are a “resident” of New Brunswick, Canada may be nominated for election as a Director. Employees or contract employees of SNB or SNB Member Clubs are not eligible to be nominated for election as a Director. 

4.04 Election – Candidates for election as a Director shall be nominated according to procedures established by the Nominating Committee, and shall be elected by the Voting Members at the Annual Meeting. Existing Directors do not vote in elections for new Directors. A) Winners are the nominees receiving the greatest number of votes. In the case of a tie, the tied nominees will be subject to a second vote. If only two nominees remain and there continues to be a tie, the winner will be decided by the Board of Directors by resolution. 

4.05 Term –Three or four directors are elected each year to allow for staggered terms. All Directors shall serve terms of two (2) years except for the 7th member who is appointed for a 1-year term. Administrators may serve for a maximum of 3 consecutive terms, and may subsequently re-stand after one-year pause. 

4.06 Vacancies – Where a position of Director becomes vacant for whatever reason, the Board may appoint a qualified individual to fill the vacancy until such a time as a Director is elected in accordance with these Bylaws. 

4.07 Resignation – A Director may resign from the Board at any time by presenting his/her notice of resignation in writing to the Board. The resignation shall become effective the date on which the request is accepted by the Board. 

4.08 Discipline – Should a Director resign when he/she is subject of disciplinary investigation or action by SNB, such investigation or action shall continue to its conclusion notwithstanding that the Director has resigned. 

4.09 Removal – A Director may be removed by Special Resolution of the Members at a Special Meeting, provided that the Director has been given notice of the Special Meeting and the opportunity to be present and to be heard at the Special Meeting. The office of a Director shall be vacated automatically if the Director, without reasonable excuse, fails to attend three (3) consecutive meetings of the Board.

Article 5: Meetings of the board of directors

5.01 Quorum – At any meeting of the Board of Directors, quorum shall consist of the majority of Directors holding office. 

5.02 Frequency of Meetings – The Board shall meet no fewer than four times in each financial year of SNB. Time of meetings shall be held at a time to be determined by the Board. 

5.03 Notice – Notice of the time and place of each Board Meeting shall be provided verbally or in writing by the President at least fifteen days (15) prior to the date of the Board meeting. In urgent situations and at the sole discretion of the President, a board meeting may be called with four (4) hours’ notice. No notice of a meeting of the Board of Directors is required if all Directors waive notice, or if those absent consent to the meeting being held in their absence. 

5.04 Votes – Every Director in attendance at or participating in each Board Meeting of SNB shall have one vote with the exception of the Chairman who may only vote in event of a tie. 

5.05 Place of Meetings – Location of Board meetings will be determined by Directors. Upon consent of all Directors, any Board Meeting of SNB may be conducted by telephone, Web or Video conference. Minutes of each meeting shall be taken by the Secretary of SNB. 

5.06 Chairman – The President of SNB shall preside as chairman over all Board Meetings of SNB. In the Presidents absence, the Vice-President shall preside as chairman of the Board Meeting. 

5.07 Votes to Govern – At all Board Meetings of SNB, every question shall be decided by a majority of votes. The Chairman of the meeting shall not vote except in event of a tie. In the event of a tie the Chairman may also determine that the question has not been decided, and shall set a date for further deliberation and decision on the matter. After further deliberation, if the vote remains tied, the question shall be defeated. 

5.08 No Proxies – Directors may not at any time appoint a proxy to represent him/her at Board Meetings of SNB. 

5.09 Remuneration – Directors shall not receive any remuneration or any profit from their positions as Directors either directly or indirectly, other than reimbursements for reasonable disbursements for travelling, and other expenses reasonably incurred in discharging their office as Director. 

5.10 Executive Director – The Executive Director shall attend and participate in all Board Meetings of SNB, but shall not be authorized to vote thereat. 

5.11 Closed Meetings – Meetings of the Board will be closed to Members and the public except by invitation of the Board.

Article 6: Officers

6.01 The officers of SNB shall be:

1. the President
2. the Vice-President
3. the Secretary
4. the Treasurer
5. Executive Director (ex officio non-voting)

6.02 Manner of Election or Appointment – The Board shall within thirty (30) days after the annual meeting elect a President, Vice-President, Secretary and Treasurer of SNB. The position of Executive Director shall be filled consequent to a contract of employment upon such terms and conditions as the Board may approve. 

6.03 Term – All officers of SNB, except the President and the Executive Director (Ex Officio), shall hold office for a term of one year. The President will hold office for one two-year term and will normally be succeeded by the Vice-President. Should the Vice-President choose not to stand for President, or not be elected by the Board, then the sitting President or another Board member may be elected as the next President. No officer may hold the same officer’s position for more than four consecutive years, but may subsequently re-stand for election after one-year pause. 

6.04 Vacancy – Except in the case of the Executive Director, where the position of an Officer becomes vacant for whatever reason, the Board may appoint a qualified individual to fill the vacancy for the remainder of the Officer’s term. However, no Director shall hold more than one position as Officer. 

6.05 Removal – Except in the case of the Executive Director, an Officer may be removed by Special Resolution of the Directors at a Board Meeting, provided that the Officer has been given notice of and the opportunity to be present and to speak at the Board Meeting. 

6.06 President (Chair) – The President shall preside as chairman over Annual Meetings, Special Meetings and Board Meetings. The President shall also attend to those matters requiring the attention of the chief spokesperson of SNB and, subject to the powers and duties of the Board shall oversee the general management of SNB and shall have such other powers and duties as may from time to time be delegated to the President by the Board. 

6.07 Vice–President – The Vice-President shall perform all of the duties and responsibilities of the President in the absence or disability of the President and the Vice-President shall have such other powers and duties as may from time to time be delegated to the Vice-President by the President or the Board. 

6.08 Secretary – The Secretary of SNB shall:

1. draft minutes of all Board Meetings, Special Meetings and Board Meetings
2. issue notices to Directors and Members when so instructed,
3. keep accurate proceedings of SNB
4. perform such other duties as may from time to time be delegated to the Secretary of SNB by the Board

6.09 Executive Director – The Executive Director (ED) shall, subject to the powers and duties of the Board, manage the day-to-day operations of SNB. It is the Executive Directors responsibility, with full encouragement of the Board, to provide leadership in shaping the vision, defining the priorities, developing policies and creating a sense of forward momentum and forward action, while recognizing that this process cannot be carried out in isolation of the Board or SNB partners. It is the Executive Director’s responsibility to keep the Board well informed. The ED is expected to share information about the problems and successes of the organization, allowing the Board to make responsible, informed decisions on behalf of SNB. The Executive Director may receive a salary to be determined by the Board. 

6.10 Responsibility of the Executive Director – The ED is accountable to the organization’s members and stakeholders to ensure the organization is managed in a manner consistent with the mandate, strategic plan, observant of Canadian law and commonly accepted business and professional ethics. The Board will conduct an annual performance review of the ED. The appraisal process will be approved by the Board and led by the President. The full Board will review and approve the compensation and benefits of the ED. 

6.11 Executive Director Limitations – The ED may not perform, nor cause to be performed, anything unlawful, nor anything in breach of SNB by-laws, Board Policies or Codes of Conduct. 

6.12 Remuneration –  The President, Vice-President, Secretary & Treasurer shall not receive any remuneration or any profit from their position as such either directly or indirectly other than reimbursement for reasonable disbursements for travelling, and other expenses reasonably incurred in discharging their office as President, Vice-President, Secretary or Treasurer. 

6.12 No Proxies – No Officer of SNB may appoint a proxy to represent him at meetings, which he attends in his capacity as an officer of SNB.

Article 7: Liability of Directors and Officers

7.01 Limitations of Liability – No Director or Officer of SNB shall be liable for the acts, receipts, neglect or defaults of any other director, officer, member, employee or agent, or for joining in any receipts or other acts for conformity, or for any loss or expense happening to SNB through the insufficiency or deficiency of title to any property acquired by order of the Board of Directors for or on behalf of SNB or for the insufficiency or deficiency of any security in or upon which any of the moneys of SNB are invested , or for any loss or damage arising from the bankruptcy, insolvency or tortuous act of any person whom any of the moneys, securities or effects of SNB are deposited, or for any loss occasioned by any error or judgement or oversight on his or her part, or for any other loss, damage, or misfortune whatsoever, which happens in the execution of the duties of his or her office or in relation thereto. Providing:

1. he or she acted honestly and in good faith with a view to the best interest of SNB; and
2. in the case of a criminal or administrative action or proceeding that is enforced by a monetary penalty, he or she had reasonable grounds for believing that his or her conduct was lawful.

7.02 Indemnity – Every director, officer, member, employee or agent of SNB and his or her heirs, executors and administrators, and estate and effects shall from time to time and at all times be indemnified and saved harmless by SNB from and against all costs, charges and expenses that such a Director or Officer sustains or incurs by way of action, suit or proceeding commenced against him or in respect of any acts, deeds, matters or things whatsoever made, done or permitted by him in or about in the execution of the duties of his office except such costs or charges or expenses which are occasioned by his own wilful neglect or default. 

7.03 Conflict of Interest – Subject to the compliance with the Act and with the exception of any contract of employment between SNB and its Executive Director, no Director or Officer of SNB may in any way, either directly or indirectly, have an interest in a contract or arrangement or a proposed contract or proposed arrangement with SNB. Every Director or Officer of SNB who is in any way, either directly or indirectly, interested in such a contract or arrangement or proposed contract or proposed arrangement with SNB, must declare such interest to the President and either; satisfy the President as to the manner in which said interest in the contract or arrangement shall be extinguished; or resign their position as Officer or Director of SNB.

Article 8: Committees

8.01 Standing committees of the board The standing committees of the board shall be Nomination & Succession, Policy & Governance, Risk Management, Strategic Planning and Finance. The purpose of standing committees of the Board is to provide the necessary expertise to enhance the quality of Board discussion and to facilitate effective Board decision making. The roles of these committees are as follows:

1. The Nominating Committee is responsible for ensuring, on a continuing basis, that the Board of SNB is composed of qualified and skilled persons capable of, and committed to, providing effective leadership to SNB
2. The Policy & Governance Committee is responsible for advising the Board in fulfilling its responsibilities relating to strategic planning, governance of SNB, governance structure of SNB, associated governing documents & government relations. The attention of this committee is on the performance of the Board rather than the organization.
3. The Risk Management Committee is responsible for advising the Board on risk management, and in fulfilling its oversight responsibilities relating to administration and program support. Program support means enabling support (information, technology, political influence or resources (financial) for SNB.
4. The Strategic Plan Committee is responsible for advising the Board in fulfilling is oversight responsibilities as those relating to the strategy, policies, management and organization of the SNB program. This committee frequently engages stakeholders such as coaches, officials and funders in policy discussions.
5. The Finance Committee shall assist the Board in fulfilling its oversight responsibilities relating to corporate auditing and reporting, financial policies and strategies and activities, and financial risk management. This responsibility is carried out in accordance with approved policy and generally accepted accounting principles (GAAP).

8.02 Operational committees Operational committees established by the Board shall be the Club Presidents Council, the Technical Committee, and the Officials Committee. Membership and mandates will be determined as described in Terms of Reference adopted by the Board of Directors and will not usually include Directors. Operational Committees act as a Limited Agent of Swimming New Brunswick. The Board of Directors will provide Terms of Reference for each operational committee, giving consent to the committee to do certain things, within limits or parameters. Anything outside these parameters must come back to the Board of Directors for prior approval. 

8.03 Ad hoc committees – The Board of SNC and/or the Executive Director may form Ad Hoc Committees of the Board for a specific purpose of short duration. 

8.04 Stakeholder representation – The Board and the Executive Director shall ensure the composition of all Board standing Committees, Operational Committees, Operation Councils and any Ad Hoc Committees reflect the interest and diversity of SNB stakeholders. 

8.05 Terms of reference – The Board shall approve written terms of reference to guide the composition, appointment, operations and reporting functions of standing committees of the Board, independent operational committees of the Board and ad hoc committees of the Board.

Article 9: Auditors

9.01 Auditors – At each Annual Meeting the Members shall appoint an auditor to audit the accounts of SNB and to hold office until the next meeting, provided that the Directors may fill any vacancy in the office of the auditor. The remuneration of the auditor shall be approved by the Board.

Article 10: Financial Year

10.01 Determination – The financial year of SNB shall end on August 31 of each year.

Article 11: Finance and Management

11.01 Execution of Instruments – Contracts, agreements, deeds, leases, mortgages, hypothecs, charges, conveyances, transfers and assignments of property, leases and discharges for payment of money or other obligations, conveyances, transfers and assignments of shares, stocks, bonds debentures or other securities, agencies, powers of attorney, instruments of proxy, voting certificates, returns, document, reports, or any other instruments in writing to be executed by SNB shall be executed by the Executive Director, Officer or other individual, as designated by the board. In addition the Board of Directors may from time to time direct a manner in which the person or persons by whom any particular instrument or class of instruments may or shall be signed. 

11.02 Bank – The banking business of SNB will be conducted at such financial institution as the Board may designate. 

11.03 Books and Records – The necessary books and records of SNB required by these Bylaws or by applicable law will be necessarily and properly kept.

Article 12: Amendments of Bylaws

12.01 Approval – The Bylaws of SNB may only be amended, revised, repealed or added to by a Special Resolution at an Annual Meeting or Special Meeting, for which proper notice has been given. The notice of such a meeting must include the details of the proposed changes to the Bylaws. Changes must be approved by two thirds of the voting members in attendance at the meeting.

Article 13: Dissolution

13.01 Dissolution – Upon the dissolution of SNB any funds or assets remaining after paying all debts will be distributed to one or more organization with similar objectives as SNB as determined by the Board of Directors.

Article 14: Adoption of These Bylaws

14.01 Ratification – These Bylaws are ratified by a two-thirds affirmative vote of the members of SNB present and entitled to vote as a Meeting of Members duly called and held on November 26th, 2011. 

14.02 Repeal of Prior Bylaws – In ratifying these bylaws, the Members of SNB repeal all prior Bylaws of SNB provided that such repeal does not impair the validity of any action done pursuant to the repealed Bylaws. 

14.03 Review – the Board of Directors will review these Bylaws on an annual basis.

Statuts et règlement intérieur

Adoptés le 16 octobre 2022

Article 1 : Nom, autorité et objectifs

1.01 NOM – Le nom de l’organisation est Swimming New Brunswick/Natation Nouveau-Brunswick Inc. (SNB/Natation NB) et communément appelé, dans tous les documents officiels, Natation NB.

1.02 RÈGLEMENTATION – Natation NB existe uniquement pour la gouvernance de ses membres et doit réglementer et contrôler toutes les affaires relatives à la natation de compétition amateur dans la province du Nouveau-Brunswick, selon les divisions territoriales et conformément aux règles et règlements de Swimming Natation Canada et conformément aux règlements administratifs, règles et règlements de Natation NB. La définition territoriale de Natation NB est celle désignée par Swimming Natation Canada.

1.03 AUTORITÉ – L’autorité de Natation NB de réglementer et de contrôler toutes les affaires concernant la natation amateur au Nouveau-Brunswick prend sa source dans les statuts et règlements administratifs de Swimming Natation Canada. Ce pouvoir inclut notamment :

1. Mettre en œuvre et ratifier ses propres statuts et règlements administratifs ayant une incidence sur son fonctionnement, mais ceux-ci ne doivent pas contredire les statuts, règlements administratifs, règles et règlements de Swimming Natation Canada (SNC), de la Fédération aquatique du Canada (FAC) et de la Fédération internationale de natation (FINA).
2. Formuler des règlements administratifs, politiques et procédures en matière d’adhésion, de droit de vote et de révocation de l’adhésion.
3. Établir, recueillir et déposer les frais d’adhésion et d’inscription qui relèvent de son champ de compétence.
4. Sanctionner et contrôler les compétitions de natation au Nouveau-Brunswick conformément aux règlements administratifs, politiques et procédures établis par Natation NB.
5. Imposer des mesures disciplinaires aux membres, conformément aux règlements administratifs, politiques et procédures.
6. Mettre fin à l’adhésion d’un membre de Natation NB, conformément aux règlements administratifs, politiques et procédures établis par Natation NB.

1.04 OBJECTIFS

1. Promouvoir, encourager, enseigner et perpétuer l’art et le sport de la natation et favoriser l’entrainement en vue de la compétition, le développement personnel, le leadership et l’esprit sportif dans le domaine de la natation amateur;
2. Établir, publier et faire respecter les lois, règles et règlements qui gouvernent le sport amateur de la natation, organiser des compétitions de natation amateur qui relèvent de son champ de compétence et traiter toute infraction associée;
3. Promouvoir, encourager et maintenir, parmi les membres et les autres personnes concernées, un intérêt envers la natation amateur;
4. Stimuler l’opinion publique en faveur d’installations appropriées et suffisamment d’occasions de pratiquer, d’acquérir et de développer les compétences adéquates pour atteindre les standards les plus élevés dans l’art et le sport amateur de la natation;
5. Promouvoir la natation comme étant un exercice sain pour un large éventail de personnes de la communauté et comme étant un bon moyen d’atteindre ou de maintenir la bonne forme physique de la population générale;
6. L’organisation doit fonctionner de façon à ne procurer aucun gain financier à ses membres.

Article 2 : Adhésion

2.01 ADHÉSION – L’adhésion à Natation NB est limitée aux clubs de natation enregistrés, aux nageurs amateurs et aux entraineurs de natation du territoire assigné à Natation NB. L’adhésion de personnes ne relevant pas de la compétence provinciale déterminée géographiquement pourra être examinée par le CA au cas par cas.

2.02 CATÉGORIES D’ADHÉSION – Il y a 6 catégories d’adhésion : club, nageur, officiel, dirigeant de Natation NB ou d’un club, entraineur de natation certifié et autre.

2.03 Catégorie 1 Club Toute organisation de nageurs qui comprend au moins 3 membres de direction et qui a payé les frais d’inscription déterminés. Il peut s’agir de clubs universitaires ou de clubs de maitres-nageurs. Tout club a droit à trois (3) votes aux réunions des membres.

2.04 Catégorie 2 Nageur Tout nageur dûment inscrit qui a entièrement payé les frais d’inscription déterminés. Ils peuvent assister aux réunions des membres, mais n’ont pas droit de vote à ces réunions.

2.05 Catégorie 3 Officiel Tout officiel de natation qualifié qui a été officiel d’une compétition sanctionnée à au moins une occasion au cours des 24 derniers mois. Ils peuvent assister aux réunions des membres, mais n’ont pas droit de vote à ces réunions.

2.06 Catégorie 4 Dirigeant de Natation NB ou d’un club NB Toute personne qui a été élue ou nommée à un poste au sein du conseil de direction ou du conseil d’administration d’un club ou de Natation NB. Ils peuvent assister aux réunions des membres, mais n’ont pas droit de vote à ces réunions.

2.07 Catégorie 5 Entraineur de natation certifié Tout entraineur de natation travaillant sous le territoire régi par Natation NB « qui possède une certification minimale de niveau 1 de l’Association canadienne des entraineurs dans le cadre du Programme national de certification des entraineurs, qui a fait une demande d’adhésion auprès de SNC, qui est inscrit auprès de SNC en tant que membre de catégorie IX et qui est inscrit auprès de l’Association canadienne des entraineurs et instructeurs de natation (ACEIN) en tant que membre ». Les entraineurs de natation doivent être employés par un club inscrit auprès de Natation NB et doivent avoir payé les frais déterminés. Ils peuvent assister aux réunions des membres, mais n’ont pas droit de vote à ces réunions, à moins d’avoir été choisis comme délégués de club avant la réunion des membres ou à l’AGA en utilisant le formulaire de détermination des délégués approprié.

2.08 Catégorie 6 Autres personnes D’autres personnes peuvent, de temps à autre, être désignées par un club ou par le CA pour être membres. Ces personnes peuvent assister aux réunions des membres, mais n’ont pas droit de vote à ces réunions.

2.09 Admission – À l’exception des nageurs, des entraineurs, des dirigeants de Natation NB ou d’un club et des officiels, personne ne devient automatiquement membre avant de passer par le processus suivant :

1. Faire une demande écrite au CA en utilisant le formulaire approprié;
2. Recevoir l’approbation d’adhésion du CA;
3. Payer la cotisation déterminée par le CA;

2.10 Cotisations – La cotisation des membres des différentes catégories d’adhésion est déterminée annuellement par le CA.

2.11 Résiliation – Les dispositions suivantes s’appliquent dans le cas d’un retrait de l’adhésion, d’une suspension d’adhésion et d’une résiliation d’adhésion :

Tout membre peut mettre fin à son adhésion à Natation NB en envoyant une demande écrite en ce sens au CA. L’adhésion prendra fin dès l’approbation du CA.

• Toutefois, un membre ne peut mettre fin à son adhésion s’il a des arriérés quant à sa cotisation ou s’il fait l’objet d’une enquête ou d’une mesure disciplinaire de Natation NB.
• Un membre peut être suspendu de Natation NB s’il a omis de payer ses frais d’adhésion au plus tard à la date limite fixée par le CA. Si les frais d’adhésion restent impayés les 30 jours suivant cette date, le membre pourrait être expulsé de Natation NB.
• En plus de la suspension ou de l’expulsion pour défaut de paiement des cotisations, un membre peut être suspendu ou expulsé de Natation NB conformément aux politiques et procédures de Natation NB concernant la conduite des membres.
• Un club cesse d’être membre en cas de sa dissolution ou de sa liquidation.

• Tout membre suspendu ou expulsé peut interjeter appel conformément aux politiques et procédures de Natation NB concernant les appels.

Article 3 : RÉUNIONS

3.01 Assemblée générale annuelle – L’assemblée générale annuelle (AGA) a lieu annuellement, au moment et à l’endroit déterminés par le conseil d’administration (CA). À l’AGA, les états financiers les plus récents doivent être révisés, le vérificateur doit être nommé et les dirigeants doivent être élus. Toutes les autres transactions qui peuvent être dûment présentées à l’AGA peuvent l’être.

3.02 Ordre des travaux – L’ordre des travaux à l’AGA est le suivant :

1. Vérification des pouvoirs
2. Ouverture de la séance
3. Vérification du quorum
4. Adoption de l’ordre du jour
5. Nomination des scrutateurs
6. Lecture et approbation du procès-verbal de la réunion précédente
7. Présentation des rapports des comités permanents
8. Présentation des rapports du président, du secrétaire et du directeur général
9. Présentation des rapports du vérificateur
10. Motions
11. Élection des administrateurs
12. Nomination des vérificateurs
13. Levée de la séance

3.03 Avis de convocation à l’AGA – Un avis de convocation écrit doit être envoyé, par la poste ou par voie électronique, au moins trente (30) jours avant la réunion.

3.04 Réunions extraordinaires – Des réunions extraordinaires de Natation NB peuvent être convoquées à la demande du CA ou à la demande écrite du secrétaire de Natation NB à la suite de la demande en ce sens d’au moins soixante-quinze pour cent (75 %) de tous les clubs membres comme définis dans la présente. La demande écrite doit indiquer la raison pour laquelle la réunion extraordinaire doit être convoquée.

3.05 Avis de convocation à une réunion extraordinaire – L’endroit et le lieu de la réunion extraordinaire de Natation NB doivent être indiqués à tous les membres votants et administrateurs de Natation NB ainsi qu’au vérificateur de Natation NB décrit ci-après. Cet avis doit indiquer la nature des questions qui y seront traitées, suffisamment de renseignements doivent être fournis aux membres pour leur permettre d’avoir une opinion sur ces questions, et l’avis de convocation doit inclure l’ébauche de toute résolution ou de tout règlement administratif concernant les questions qui y seront traitées. L’avis doit être fourni par écrit au moins quinze (15) jours avant la tenue de la réunion extraordinaire. L’avis doit être envoyé aux membres votants à la dernière adresse connue, telle qu’indiquée sur les listes d’adhésion de Natation NB.

3.06 Amendements aux règlements administratifs – Les règlements administratifs de Natation NB ne peuvent être amendés, révisés, abrogés ou ajoutés que par une résolution spéciale lors de l’AGA ou d’une réunion extraordinaire dûment convoquée à cet effet. Les changements doivent être approuvés par deux tiers (2/3) des membres votants présents à la réunion. L’avis de convocation doit inclure le détail des changements proposés aux règlements administratifs.

Renonciation à l’avis – Nonobstant toute autre disposition des présents règlements administratifs, on peut renoncer à l’avis par un vote affirmatif d’au moins trois quarts (3/4) des membres votants présents.

3.07 Président de séance des réunions des membres – Le président doit présider chaque réunion des membres.

3.08 Avis de motion – Tout avis de motion pour l’AGA ou une réunion extraordinaire doit être présenté par écrit au bureau de la section au moins trente (30) jours avant la réunion pour qu’il soit envoyé par écrit par le secrétaire à tous les membres votants au moins quatorze (14) jours avant l’AGA ou la réunion extraordinaire.

3.09 Quorum – À toute réunion des membres, le quorum est de cinquante pour cent (50 %) des délégués de catégorie 1. Il doit y avoir au moins une AGA de Natation NB par année; l’avis de convocation doit être envoyé à tous les clubs membres et à tous les membres individuels au moins trente (30) jours avant la réunion.

3.10 Droit de vote – Les privilèges de vote à l’AGA sont détenus par les délégués des clubs dûment déterminés par leur club respectif de catégorie 1. Chaque club en règle a droit à trois (3) votes. Les délégués des clubs doivent être identifiés à l’aide du formulaire de détermination des délégués avant l’AGA; les formulaires seront utilisés pour confirmer les délégués au début de l'AGA. Les clubs peuvent voter par procuration et, par conséquent, peuvent exercer plus d’un droit de vote, pourvu que le club ait au moins un délégué présent à la réunion et que chacun de ces délégués soit nommé à l’aide du formulaire de détermination des délégués. Chaque vote doit être exercé par un membre en règle de ce club.

3.11 Processus du vote – Les décisions sont prises à main levée, sauf en ce qui concerne les élections ou lorsqu’un délégué demande expressément un vote secret. Les décisions nécessitent la majorité des votes exprimés (au moins 50 % + 1). En cas d’égalité, le président de séance a droit de vote, et son vote est décisif.

ADMINISTRATEURS

4.01 Généralités – Le conseil d’administration est constitué de sept (7) administrateurs. Une fois élus, les administrateurs ne peuvent occuper aucun autre poste élu ni aucun poste permanent ou contractuel au sein d’un club membre de catégorie 1 de Natation NB.

4.02 Pouvoirs – Les administrateurs ont les pouvoirs suivants :

1. Sauf en cas de disposition contraire de la loi ou des présents règlements administratifs, les administrateurs ont tous les pouvoirs de Natation NB et peuvent déléguer tout pouvoir, toute tâche ou toute fonction.
2. Les administrateurs peuvent établir les politiques et procédures pour gérer les affaires de Natation NB conformément à la loi et les présents règlements administratifs ou toute proposition d’amendement aux règlements administratifs de Natation NB.
3. Les administrateurs peuvent établir les politiques et procédures concernant les mesures disciplinaires et ont le pouvoir d’imposer des mesures disciplinaires aux membres conformément à ces politiques et procédures.
4. Les administrateurs peuvent établir les politiques et procédures concernant la gestion des différends au sein de Natation NB, et tous ces différends doivent être traités conformément à ces politiques et procédures.
5. Les administrateurs peuvent employer les personnes qu’ils jugent nécessaires pour effectuer le travail de Natation NB.
6. Les administrateurs doivent respecter les règlements administratifs de Natation NB et établir les politiques permettant à Natation NB d’atteindre ses objectifs.
7. Sauf disposition contraire de la loi, les administrateurs ont l’autorité d’interpréter toute disposition des présents règlements administratifs qui pourrait leur sembler ambiguë ou peu claire.
8. Les administrateurs doivent mettre sur pied des comités du CA en déterminant leur mandat et en nommant leurs membres respectifs ainsi que leur président.
9. Les administrateurs doivent évaluer annuellement la performance du directeur général conformément aux objectifs de Natation NB et approuver sa rémunération.

4.03 Admissibilité – Les personnes âgées d’au moins 19 ans qui peuvent légalement signer un contrat et qui sont résidentes du Nouveau-Brunswick, au Canada, peuvent se porter candidates à un poste d’administrateur au sein du CA. Les employés et les contractants de Natation NB et les membres des clubs de Natation NB ne peuvent être candidats.

4.04 Élection – Les candidats à un poste d’administrateur au sein du CA de Natation NB doivent être mis en candidature conformément aux procédures établies par le comité des candidatures et doivent être élus par les membres votants à l’AGA. Les administrateurs existants ne votent pas aux élections des membres du CA.

A) Les gagnants sont ceux qui auront reçu le plus grand nombre de votes. En cas d’égalité, les candidats ex æquo se soumettront à un second vote pour départir le gagnant. S’il ne reste que deux candidats et que l’égalité persiste, le gagnant sera déterminé par résolution du CA.

4.05 Mandat –Trois ou quatres administrateurs sont élus chaque année année pour permettre des mandats échelonnés. Tous les administrateurs ont un mandat de 2 ans sauf le 7e membre qui est nommé pour un mandat d'un an. . Les administrateurs peuvent servir pendant pas plus de 3 mandats de 2 ans, et peuvent se représenter aux élections après une pause de 1 an.

4.06 Postes vacants – Lorsqu’un poste devient vacant pour une raison quelconque, le CA peut nommer une personne qualifiée pour pourvoir au poste vacant jusqu’à ce qu’un administrateur soit élu conformément aux présents règlements administratifs.

4.07 Démission – Un administrateur peut démissionner du CA en tout temps en présentant sa lettre de démission au CA. La démission prend effet dès qu’elle est acceptée par le CA.

4.08 Discipline – Si un administrateur démissionne alors qu’il fait l’objet d’une enquête et d’une mesure disciplinaire de Natation NB, cette enquête ou mesure disciplinaire suit son cours malgré sa démission.

4.09 Révocation – Un administrateur peut être destitué par une résolution spéciale des membres à une réunion extraordinaire pourvu que cet administrateur ait reçu un avis écrit l’informant de la tenue de la réunion extraordinaire et puisse être présent à la réunion et y être entendu. Un administrateur est automatiquement démis de ses fonctions s’il omet d’assister à trois (3) réunions consécutives du CA sans raison valable.

Article 5 : RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

5.01 Quorum – À toute réunion du CA, le quorum est constitué de la majorité des administrateurs en poste.

5.02 Fréquence des réunions – Il doit y avoir une réunion du CA au moins quatre fois par exercice financier de Natation NB. La date et l’heure de la réunion sont déterminées par le CA.

5.03 Avis – La date et l’heure de chaque réunion du CA doivent être indiquées verbalement ou par écrit par le président au moins quinze (15) jours avant la tenue de la réunion. Dans des situations urgentes et à l’entière discrétion du président, une réunion du CA peut être convoquée à quatre (4) heures d’avis. Aucun avis de convocation pour une réunion du CA n’est nécessaire si tous les administrateurs renoncent à l’avis de convocation ou si les personnes absentes consentent à ce que la réunion ait lieu en leur absence.

5.04 Votes – Tout administrateur qui assiste ou participe à une réunion du CA de Natation NB a un (1) droit de vote, à l’exception du président de séance, qui ne vote qu’en cas d’égalité.

5.05 Lieu des réunions – Le lieu des réunions du CA sera déterminé par les administrateurs. Avec l’accord de tous les administrateurs, toute réunion du CA de Natation NB peut avoir lieu par téléconférence, vidéoconférence ou webconférence. Le procès-verbal des réunions du CA est préparé par le secrétaire de Natation NB.

5.06 Président de séance – Le président de Natation NB doit présider toutes les réunions du CA de Natation NB. En l’absence du président, le vice-président doit présider la réunion.

5.07 Votes pour adoption – À toutes les réunions du CA de Natation NB, toutes les questions doivent être décidées par un vote majoritaire. Le président de séance ne peut pas voter sauf en cas d’égalité des votes. En cas ‘égalité de votes le président de séance peut également déclarer la question non réglée, et doit déterminer la date où la question sera de nouveau débattue afin qu’une décision finale soit prise. Après délibération, s’il y a toujours égalité des votes, la question sera rejetée.

5.08 Vote par procuration – Les administrateurs ne peuvent, à aucun moment, voter par procuration à une réunion du CA de Natation NB.

5.09 Rémunération – Les administrateurs ne peuvent recevoir une rémunération ni profiter d’aucune façon de leur poste au CA, directement ou indirectement, à l’exception des remboursements des dépenses de déplacement raisonnables et d’autres dépenses raisonnables engagées dans l'exercice de leur fonction d’administrateur.

5.10 Directeur général – Le directeur général doit assister et participer à toutes les réunions du CA de Natation NB, mais n’est pas autorisé à y voter.

5.11 Réunions à huis clos – Les membres et le public ne peuvent assister aux réunions du CA, sauf s’ils ont reçu une invitation.

Article 6 : DIRIGEANTS

6.01 Les dirigeants de Natation NB sont :

a)    le président

b)    le vice-président

c)    le secrétaire

d)    le trésorier

e)    le directeur général (commis d’office, sans droit de vote)

6.02 Mode d’élection et de nomination – Le CA doit élire un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier dans les trente (30) jours suivant l’AGA de Natation NB. Le poste de directeur général doit être pourvu après signature d’un contrat de travail dont les conditions devront être approuvées par le CA.

6.03 Mandat – Tous les dirigeants de Natation NB, sauf le Président et le Directeur général (commis d’office), sont en poste pour un mandat d’un an. Le président est en poste pour un mandat de 2 ans, puis est remplacé habituellement par le vice-président. Si le vice-président choisit de ne pas se présenter à la présidence ou s’il n’est pas élu au CA, le président sortant (ou tout autre membre du CA) peut être élu au poste de président. Aucun dirigeant ne peut occuper le même poste pendant plus de quatre ans, mais peut pourrait être candidat de nouveau après une pause d’un an.

6.04 Postes vacants – Sauf dans le cas du directeur général, si le poste d’un dirigeant devient vacant pour une quelconque raison, le CA peut nommer une personne qualifiée pour pourvoir ce poste pour le reste de la durée du mandat. Toutefois, aucun administrateur ne peut occuper plus d’un poste en tant que dirigeant.

6.05 Retrait – Sauf dans le cas du directeur général, un dirigeant peut être démis de son poste par résolution spéciale des administrateurs à une réunion du CA, pourvu que ce dirigeant ait reçu un avis en ce sens et puisse être présent à cette réunion et y être entendu.

6.06 Président de séance – Le président de séance doit présider toutes les AGA, toutes les réunions extraordinaires et toutes les réunions du CA. Le président de séance doit également s’occuper des questions qui nécessitent l’attention du porte-parole principal de Natation NB et, sous réserve des pouvoirs et des fonctions du CA, doit superviser la gestion générale de Natation NB et doit avoir les pouvoirs et fonctions que pourrait occasionnellement lui assigné le CA.

6.07 Vice-président – Le vice-président s’acquitte de toutes les tâches et responsabilités du président en l’absence de ce dernier ou en cas d’incapacité de ce dernier, et le vice-président a les pouvoirs et les fonctions que pourrait occasionnellement lui assigné le CA.

6.08 Secrétaire – Le secrétaire de Natation NB doit :

a)    rédiger le procès-verbal de toutes les réunions du CA et de toutes les réunions extraordinaires;

b)    envoyer les avis de convocation aux administrateurs et aux membres lorsqu’on lui demande;

c)    noter avec précision les procédures de Natation NB;

d)    s’acquitter de toutes les autres tâches que pourrait de temps à autre lui confier le CA de Natation NB.

6.09 Directeur général – Le directeur général (DG), sous réserve des pouvoirs et fonctions du CA, doit gérer les activités quotidiennes de Natation NB. Il incombe au directeur général, avec le plein soutien du CA, de fournir le leadership en ce qui concerne la vision, de définir les priorités, d’élaborer les politiques et de créer un sens de l’avancement et de l'action tout en reconnaissant que ce processus ne peut être réalisé isolément du CA ou des partenaires de Natation NB. Le directeur général doit tenir le CA bien informé. Il doit partager l’information sur les problèmes et les succès de l’organisation, permettant au CA de prendre des décisions responsables et éclairées au nom de Natation NB. Le directeur général peut recevoir un salaire déterminé par le CA.

6.10 Responsabilité du directeur général – Le DG rend compte aux organisations membres et parties prenantes pour s’assurer que l’organisation est gérée conformément au mandat, au plan stratégique, à la loi canadienne et aux règles déontologiques et commerciales généralement acceptées. Le CA procédera à une évaluation de performance annuelle du DG. Le processus d’évaluation devra être approuvé par le CA et devra être dirigé par le président. Le CA examinera et approuvera le salaire et les avantages sociaux du DG.

6.11 Limites du directeur général – Le DG ne peut faire ou faire faire quelque chose d’illégal ni quoi que ce soit qui contrevient aux règlements administratifs de Natation NB, politiques et codes de conduite du CA.

6.12 Rémunération – Le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier ne peuvent recevoir une rémunération ni profiter d’aucune façon de leur poste au CA, directement ou indirectement, à l’exception des remboursements des dépenses de déplacement raisonnables et d’autres dépenses raisonnables engagées dans l'exercice de leur fonction de président, vice-président, secrétaire ou trésorier.

6.12 Votes par procuration – Les dirigeants de Natation NB peuvent voter par procuration à une réunion à laquelle ils sont conviés en tant que dirigeants de Natation NB.

Article 7 : Responsabilité des administrateurs et des dirigeants

7.01 Limites de responsabilité – Aucun administrateur ou dirigeant de Natation NB ne peut être tenu responsable des actes, quittances, négligences et manquements d’un autre administrateur, dirigeant, membre, employé ou mandataire ou pour y avoir participé pour des raisons de conformité, ou de toute perte ou dépense subie par Natation NB en raison de l’insuffisance ou de l’imperfection d’un titre de propriété acquis à la demande du CA pour ou au nom de Natation NB ou pour l’insuffisance ou l’imperfection de tout titre de placement dans lequel les fonds de Natation NB sont investis, ou de toute perte ou de tout dommage découlant de la faillite, de l’insolvabilité ou de la malveillance d’une personne responsable du dépôt de l’argent, des titres de placement ou des effets de Natation NB, ou de toute perte occasionnée par une erreur, un mauvais jugement ou un oubli de sa part, ou de toute perte, de tout dommage ou de tout malheur qui pourrait survenir dans le cadre de l’exercice de ses fonctions ou en lien avec celles-ci.

a)    Pourvu qu’il a agi en toute honnêteté et de bonne foi au mieux des intérêts de Natation NB.

b)    Dans le cas d’un acte criminel ou administratif ou d’une procédure qui est appuyée par une amende, pourvu qu’il avait des motifs raisonnables de croire que sa conduite était légale.

7.02 Indemnité – Tout administrateur, dirigeant, membre, employé ou mandataire de Natation NB et ses héritiers, exécuteurs testamentaires et administrateurs, sa succession et ses effets doivent, de temps à autre et à tout moment, être indemnisés et épargnés par Natation NB de tous les couts et frais et de toutes les dépenses que cet administrateur ou dirigeant encourt ou engage par voie d’un procès, d’une poursuite ou d’une procédure judiciaire engagée contre lui ou à l’égard de tout acte ou contrat ou de toute affaire fait ou permis par lui dans le cadre de ses fonctions ou en lien avec celles-ci, sauf si ces couts, frais ou dépenses sont occasionnés par sa négligence ou son erreur.

7.03 Conflit d’intérêts – Sous réserve du respect de la loi et à l’exception de tout contrat de travail entre Natation NB et son directeur général, aucun administrateur ou dirigeant de Natation NB ne peut, en aucun cas, directement ou indirectement, avoir un intérêt dans un contrat ou une transaction ou toute proposition de contrat ou de transaction avec Natation NB. Tout administrateur ou dirigeant de Natation NB qui, de quelque façon que ce soit, directement ou indirectement, est concerné par un tel contrat ou une telle transaction ou toute proposition de contrat ou de transaction avec Natation NB doit déclarer cet intérêt au président et soit rassurer le président que cet intérêt n’interfèrera aucunement avec le contrat ou la transaction soit démissionner de son poste en tant qu’administrateur ou dirigeant de Natation NB.

Article 8 : Comités

8.01 COMITÉS PERMANENTS DU CA

Les comités permanents du CA sont les suivants : nomination et relève, politique et gouvernance, gestion des risques, planification stratégique et finances. L’objectif des comités permanents du CA est de fournir l’expertise nécessaire pour assurer la qualité des discussions du CA et favoriser une prise de décisions efficace. Les rôles de ces comités sont les suivants :

a)    Le comité des candidatures est responsable d’assurer, de manière constante, que le CA de Natation NB est composé de personnes talentueuses et compétentes qui ont la capacité et la volonté ferme d’assurer la direction efficace de Natation NB.

b)    Le comité des politiques et de la gouvernance doit conseiller le CA en ce qui concerne le respect de ses obligations en matière de planification stratégique, de gouvernance, de structure de gouvernance, de documents constitutifs et de relations gouvernementales. L’attention de ce comité se porte sur le rendement du CA plutôt que sur l’organisation.

c)    Le comité de gestion des risques doit conseiller le CA en matière de gestion des risques et il joue un rôle de surveillance en matière d’administration et d’appui aux programmes. On entend par « appui aux programmes » les mesures prises pour faciliter l’obtention d’un soutien (information, technologie, influence politique ou financement) pour Natation NB.

d)    Le comité de planification stratégique doit conseiller le CA dans son rôle de surveillance et en ce qui concerne la stratégie, les politiques, la gestion et l’organisation des programmes de Natation NB. Ce comité invite souvent diverses parties prenantes (p. ex. entraîneurs, officiels et bailleurs de fonds) à participer aux discussions stratégiques.

e)    Le Comité des finances aide le conseil à jouer un rôle de surveillance en matière de vérification et de communication de l’information financière, d’établissement des politiques, des stratégies et des activités financières, et de gestion des risques financiers. Cette fonction est exécutée conformément aux principes comptables généralement reconnus (PCGR).

8.02 COMITÉS OPÉRATIONNELS

Les comités opérationnels établis par le Conseil d’administration sont le Conseil de présidents, le Comité technique et le comité d’officiels. La composition et le mandat sont déterminés selon les paramètres adoptés par le Conseil d’administration et n’inclure pas habituellement les membres du Conseil d’administartion. Le Conseil d’administration fixe les paramètres pour chaque comité opérationnel, permettant ainsi au comité de faire certaines choses à l’intérieur des limites prescrites. Tout ce qui sort de ces paramètres doit d’abord être approuvé par le CA.

8.03  COMITÉS AD HOC – Le CA de SNC et/ou le directeur général peut mettre sur pied des comités ad hoc du CA dans un but particulier de courte durée.

8.04 REPRÉSENTATION DES PARTIES PRENANTES – Le CA et le directeur général doivent veiller à ce que la composition de tous les comités permanents, comités opérationnels, conseils opérationnels et comités ad hoc reflètent l’intérêt et la diversité des parties prenantes de Natation NB.

8.05 PARAMÈTRES – Le CA doit approuver les paramètres écrits pour guider la composition, la nomination, le fonctionnement et le report des comités permanents, indépendants et ad hoc du CA.

Article 9 : Vérificateur

9.01 VÉRIFICATEUR – À toute AGA, les membres doivent nommer un vérificateur pour la vérification des comptes de Natation NB et pour le faire jusqu’à la prochaine AGA, pourvu que les administrateurs puissent combler toute vacance de ce poste. La rémunération du vérificateur doit être approuvée par le CA.

 Article 10 : Exercice financier

10.01 Détermination – L’exercice financier de Natation NB se termine le 31 aout de chaque année.

Article 11 : Finances et gestion

11.01 Souscription des documents – Les contrats, ententes, actes notariés, baux, hypothèques, accords, frais, transferts ou cessions de biens, quittances en contrepartie du paiement de sommes ou d’autres obligations, transferts ou cessions de parts, d’actions, d’obligations avec ou sans constitution de gage ou d’autres titres, résolutions, procurations ou documents conférant ce pouvoir, certificats de vote, déclarations, documents, rapports ou documents devant être signés par Natation NB doivent l’être par le directeur général, un administrateur ou toute autre personne désignée par le CA. En outre, le CA peut, de temps à autre, indiquer les circonstances dans lesquelles la ou les personnes déterminées peuvent signer un document particulier ou une catégorie particulière de documents.

11.02 Banque – Les activités bancaires de Natation NB seront menées dans l’institution financière déterminée par le CA.

11.03 Livres comptables et registres – Les livres comptables et registres de Natation NB exigés dans les présents règlements administratifs ou par la loi qui s’applique seront conservés comme il se doit et de manière adéquate.

Article 12 : Amendements aux règlements administratifs

12.01 Approbation – Les règlements administratifs de Natation NB ne peuvent être amendés, révisés, abrogés ou ajoutés que par une résolution spéciale lors de l’AGA ou d’une réunion extraordinaire dûment convoquée à cet effet. L’avis de convocation doit inclure le détail des changements proposés aux règlements administratifs. Les changements doivent être approuvés par deux tiers (2/3) des membres votants présents à la réunion.

Article 13 : Dissolution

13.01 Dissolution – En cas de dissolution de Natation NB, les fonds et tous les éléments d’actif restants après remboursement de toute créance seront distribués à une ou plusieurs organisations ayant des objectifs similaires à ceux de Natation NB, comme déterminé par le CA.

Article 14 : Adoption des présents règlements administratifs

14.01 Ratification – Les présents règlements administratifs sont ratifiés par un vote affirmatif de deux tiers (2/3) des membres votants présents à la réunion des membres dûment convoquée en ce sens et tenue la 1re février 2018.

14.02 Abrogation des règlements administratifs antérieurs – En ratifiant les présents règlements administratifs, les membres de Natation NB abrogent tous les règlements administratifs antérieurs de Natation NB, à condition que cette abrogation ne nuise pas à la validité des mesures prises en vertu des règlements administratifs abrogés.​​​​​​​

14.03 Révision – Les présents règlements administratifs seront révisés annuellement par le conseil d’administration.

1. Election will be conducted at the Swimming Natation NB Annual General Meeting. 

2. The ballot will include the names of the candidates for election in alphabetical listing by surname. A check box will be placed by each name so that the delegate may place a mark beside the candidates of choice.  

3. Each candidate has agreed by signature on the ‘DECLARATION OF INTENT TO STAND AS A DIRECTOR’ form that ‘I consent to let my name stand for election to the Swim NB Board. I am aware that if elected, I will be required to resign any elected or employed position that I may hold with Swimming Natation NB or class one member associations of Swimming Natation NB (member club).’  

4. Each candidate is encouraged to submit a personal profile for publication. Swimming Natation NB makes candidate profiles available to all member clubs. The profile must not exceed 250 words. Profiles may be submitted in either official language. 

5. The President will accept nominations from the floor during the meeting. Candidates nominated from the floor must complete the nomination form but will not have the opportunity to present a candidate profile.  

6. There will be no speeches or formal campaigning at the AGM or meetings. The profiles will suffice for information about each candidate.  

7. The number of Directors to be elected will be determined by the Board in advance of the AGM. Within 30 days after the AGM the Board shall elect a President, Secretary and Treasurer.  

8. In order for the ballot to be valid, the number of votes must correspond to the number of Directors to be elected. Anything more or less will constitute a spoiled ballot. 

9. Nominees receiving the greatest number of votes will be elected to the Board. In the case of a tie, the tied nominees will be subject to a second vote. If only two nominees remain and there continues to be a tie, the winner will be decided by the Board of Directors by resolution.  

10. Immediately following the election there will be a motion to destroy the candidate ballots. 

Natation NB a déterminé que les règles et directives suivantes représentaient la manière la plus juste de procéder aux élections du conseil d'administration de Natation Nouveau-Brunswick pour 2019-2020: 

1. L'élection aura lieu lors de l'assemblée générale annuelle de Swimming Natation NB. 

2. Le bulletin de vote comprendra les noms des candidats à l'élection dans une liste alphabétique par nom de famille. Une case à cocher sera placée pour chaque nom afin que le délégué puisse apposer une marque à côté du candidat de son choix. 

3. Chaque candidat a accepté par sa signature sur le « formulaire de candidature » qu’il déclarait: «Je consens à laisser mon nom inscrit au conseil d’administration de Swim NB. Je suis conscient que si je suis élu, je serai obligé de démissionner de tout poste d’élu ou d’emploi que je pourrais occuper au sein de Swimming Natation NB ou des associations membres de classe 1 de Swimming Natation NB (club membre). » 

4. Chaque candidat est invité à soumettre un profil personnel pour publication. Swimming Natation NB met les profils des candidats à la disposition de tous les clubs membres. Le profil ne doit pas dépasser 250 mots. Les profils peuvent être soumis dans l'une des langues officielles. 

5. Le président acceptera les candidatures proposées par l'assemblée au cours de la réunion. Les candidats nommés à partir de la salle doivent compléter le formulaire de nomination mais n'auront pas la possibilité de présenter un profil de candidat. 

6. Il n'y aura pas de discours ou de campagne officielle lors de l'AGA ou des réunions. Les profils suffiront pour des informations sur chaque candidat. 

7. Le nombre d'administrateurs à élire sera déterminé par le conseil avant l'assemblée générale annuelle. Dans les 30 jours suivant l'AGA, le conseil élira un président, un secrétaire et un trésorier. 

8. Pour que le vote soit valide, le nombre de voix doit correspondre au nombre d'administrateurs à élire. Quelque chose de plus ou de moins constituera un bulletin de vote annulé. 

9. Les candidats ayant reçu le plus grand nombre de voix seront élus au conseil. En cas d'égalité des voix, les candidats ex aequo seront soumis à un second vote. S'il ne reste que deux candidats et que l'égalité persiste, le conseil d'administration déterminera le gagnant par résolution. 

10. Immédiatement après l'élection, il y aura une motion pour détruire les bulletins de vote des candidats.