Club Officials Administrator (COA)

Liste de administrateur des officiels au club (AOC)

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First of all, thank you for volunteering your time in the capacity of Club Officials’ Administrator (COA)!

The NB Officials Committee (NBOC) has created this “checklist” as a way to assist you in understanding your role. The main responsibilities are registering & activating your club’s officials, developing your club’s officials and managing your club’s officials’ profiles & information.

All club officials must be registered in REMS within 14 days of participation as an official (this includes Timers). REMS registration is required for the purposes of:

  • Insurance on the pool deck at competitions
  • SNC and SNB Government Funding Requirements
  • SNC and SNB Reporting requirements

Registration & Activation of Officials

The following steps should be completed at the beginning of each season:

  1. Register as the Club COA
    1. Complete the REMS Admin User Declaration form. In this form, you to fill in your own name as the COA for your club and have it signed by the president of your club.
    2. Email the completed form to jill.ramsey@swimnb.ca and we will provide you with the credentials to access the REMS (Registration and Events Management System).
    3. Refer to the Logging into your Admin Account Training Guide
  2. For Season 2026-2027, Swim NB will be registering all Officials in REMS. Please ask your club’s officials to register as an Official in REMS (even Timekeepers). You can use this letter or send them the following links:
    1. Online Form 2026-2027
    2. Printable Form 2026-2027
  3. Once registered, it is the COA's responsibility to ensure their clubs officials REMS accounts remain up to date and accurate.
  4. Refer to all these additional guides for COA

Development of Officials

As COA for your club, it is important to actively promote officiating to parents as a way to contribute to their club and to the sport of swimming and to then to provide opportunities for development and growth to these officials to assist them in moving through the officiating Levels.

  1. Promote officiating to parents.
    1. Communicate to your membership frequently by email and in person on how to get involved in officiating.
    2. Communicate to your membership regarding the meets your club is hosing that season and the importance of having good representation on deck.
    3. Ensure your club’s officials participate in “away” meets as well, by encouraging and reminding them to sign up to assist the host club’s running of the meet.

      Note: The expectation is that each club will provide officials at home and at away meets to support their own club and other host clubs and to ensure fair representation to N.B. swimmers on deck. It is important that the COA actively promote officiating and recruit new officials each season.
  2. Provide opportunities for development to your officials.
    1. Online learning via the e-modules can be found by logging into your officials account in REMS and selecting login to LMS. New and returning officials can register in REMS, then sign into the Learning Management System (LMS). When a clinic is completed by an official in your club, it will be reflected in their profile in the REMS.
    2. In-person learning. Although e-modules are available, attending an in-person clinic such as “Level 1 – Introduction to Swimming Officiating” and/or “Timekeeping” is often the best way for new officials to retain knowledge. In-person also provides an opportunity for a Level 3 in-training officials to give that clinic, which completes a requirement for their own development.
    3. Share the Officials Certification Pathway with officials in your club so they understand the requirements of each level, and encourage them to take initiative in their learning and progression.

Management of Officials Profile & Information

It is the COA’s responsibility to ensure that information regarding your officials’ registration and activity is complete and up to date.

  1. Update their accounts as needed.
  2. When you recognize an official has met the criteria to complete a level, send the certification date for that level to Swim NB. Swim NB will begin an “in-training” new level in their profile. 
  3. Distribute “Level pins” to officials who have achieved a new level of certification. Requests for pins can be done by email to jill.ramsey@swimnb.ca.

Other Duties

The responsibilities listed above are those identified by Swim NB as being essential to the role of “Coordinator of Officials” of all swim clubs in the province. The COA is the representative for officials in your club and in this role, you are part of the “New Brunswick Officials Committee” (NBOC).

There could be other duties assigned to a COA by the club itself that often include:

  • Creating and managing sign ups (Sign Up Genius) for meets that your club hosts. The COA will ensure there are enough officials to run the meet and work with the meet referee to ensure the officials are in the correct position)
  • Manage the officials’ toolbox to ensure materials for meets you host are available. i.e. stop watches, warm-up safety procedures, pencils etc.
  • Provide an officials’ “update” to the club’s board of directors.

The NBOC recommends that you discuss these duties and any additional ones with your club board. These duties fall outside of what is required by Swim NB, however are very commonly handled by the COA in each club.

Tout d’abord, merci de donner de votre temps à titre d’Administrateur des officiels au club (AOC) !

Le Comité des officiels du Nouveau-Brunswick (CONB) a créé cette « liste de vérification » afin de vous aider à mieux comprendre votre rôle. Vos principales responsabilités sont l’inscription et l’activation des officiels de votre club, leur développement ainsi que la gestion de leurs profils et de leurs renseignements.

Tous les officiels des clubs doivent être inscrits dans REMS dans les 14 jours suivant leur participation à titre d’officiel (y compris les chronométreurs). L’inscription dans REMS est requise aux fins suivantes :

  • Assurance sur le bord de la piscine lors des compétitions
  • Exigences de financement gouvernemental de SNC et de NNB
  • Exigences de production de rapports de SNC et de NNB

Inscription et activation des officiels

Les étapes suivantes doivent être effectuées au début de chaque saison :

  1. Inscrivez-vous comme AOC.
    1. Remplissez le formulaire de déclaration d’utilisateur administrateur REMS. Dans ce formulaire, inscrivez votre propre nom comme AOC de votre club et faites signer le formulaire par le président de votre club.
    2. Envoyez le formulaire dûment rempli par courriel à jill.ramsey@swimnb.ca et nous vous fournirons les renseignements d’accès à REMS (Système de gestion des inscriptions et des événements).
    3. Consultez le Guide de formation – Connexion à votre compte administrateur.
  2. Pour la saison 2026-2027, NNB inscrira tous les officiels dans REMS. Veuillez demander aux officiels de votre club de s’inscrire comme officiels dans REMS (y compris les chronométreurs). Vous pouvez utiliser la lettre prévue à cet effet ou leur transmettre les liens suivants :
    1. Formulaire en ligne 2026-2027
    2. Formulaire imprimable 2026-2027
  3. Une fois les officiels inscrits, il incombe à l’AOC de s’assurer que les comptes REMS des officiels de son club demeurent à jour et exacts.
  4. Consultez également les guides suivants destinés aux AOC :
    • Connexion à votre compte administrateur REMS du club
    • AOC – Guide REMS pour les AOC 2026-2027
    • AOC – Guide de navigation dans le tableau de bord REMS
    • AOC – Ajouter/modifier les qualifications des officiels
    • AOC – Supprimer les qualifications des officiels
    • AOC – Approuver les qualifications des officiels à l’aide de l’approbation des qualifications
    • AOC – Approuver les qualifications des officiels à l’aide des qualifications des membres
    • AOC – Base de connaissances du soutien REMS de Natation Canada

Développement des officiels

À titre d’AOC de votre club, il est important de promouvoir activement le rôle d’officiel auprès des parents comme façon de contribuer à leur club et au sport de la natation, puis d’offrir des possibilités de développement et de progression aux officiels afin de les aider à progresser dans les différents niveaux de certification.

  1. Promouvoir le rôle d’officiel auprès des parents.

    Remarque : Chaque club doit fournir des officiels lors des compétitions à domicile et à l’extérieur afin de soutenir son propre club ainsi que les autres clubs hôtes et d’assurer une représentation équitable pour les nageurs du Nouveau-Brunswick sur le bord de la piscine. Il est important que l’AOC fasse activement la promotion du rôle d’officiel et recrute de nouveaux officiels chaque saison.

    • Communiquez régulièrement avec vos membres, par courriel et en personne, afin de leur expliquer comment s’impliquer comme officiel.
    • Informez vos membres des compétitions que votre club accueillera pendant la saison et de l’importance d’avoir une bonne représentation d’officiels sur le bord de la piscine.
    • Encouragez également les officiels de votre club à participer aux compétitions à l’extérieur, en leur rappelant de s’inscrire afin d’aider les clubs hôtes à assurer le bon déroulement de leurs compétitions.
  2. Offrir des possibilités de développement à vos officiels.
    1. Apprentissage en ligne – Les modules d’apprentissage en ligne sont accessibles en vous connectant à votre compte d’officiel dans REMS, puis en sélectionnant « Connexion à la PAL ». Les nouveaux officiels et les officiels de retour peuvent s’inscrire dans REMS, puis se connecter à la Plateforme d’apprentissage en ligne (PAL). Lorsqu’un officiel de votre club termine un stage, celui-ci sera indiqué dans son profil REMS.
    2. Apprentissage en personne – Bien que des modules en ligne soient offerts, la participation à un stage en personne, comme « Niveau 1 – Introduction à l’arbitrage en natation » et/ou « Chronométrage », est souvent l’une des meilleures façons pour les nouveaux officiels de retenir les connaissances acquises. Les stages en personne permettent également à un officiel de niveau 3 en formation de donner un stage, ce qui lui permet de satisfaire à une exigence de son propre développement.
    3. Partagez le Parcours de certification des officiels avec les officiels de votre club afin qu’ils comprennent les exigences de chaque niveau et encouragez-les à prendre en charge leur apprentissage et leur progression.

Gestion des profils et des renseignements des officiels

Il incombe à l’AOC de s’assurer que les renseignements concernant l’inscription et les activités des officiels de son club sont complets et à jour.

  1. Mettez à jour les comptes des officiels au besoin.
  2. Lorsque vous constatez qu’un officiel satisfait aux critères requis pour compléter un niveau, transmettez à NNB la date de certification pour ce niveau. NNB ajoutera ensuite le nouveau niveau « en formation » à son profil.
  3. Distribuez les « épinglettes de niveau » aux officiels qui ont atteint un nouveau niveau de certification. Les demandes d’épinglettes peuvent être envoyées par courriel à jill.ramsey@swimnb.ca.

Autres responsabilités

Les responsabilités énumérées ci-dessus sont celles que NNB considère comme essentielles au rôle d’Administrateur des officiels au club (AOC) dans tous les clubs de natation de la province. L’AOC représente les officiels de son club et, à ce titre, fait partie du Comité des officiels du Nouveau-Brunswick (CONB).

Le club peut également confier d’autres responsabilités à l’AOC, notamment :

  • Créer et gérer les inscriptions des officiels (p. ex. SignUpGenius) pour les compétitions organisées par votre club. L’AOC veille à ce qu’il y ait suffisamment d’officiels pour assurer le bon déroulement de la compétition et travaille avec l’arbitre de la compétition afin de s’assurer que les officiels occupent les postes appropriés.
  • Gérer la trousse de matériel des officiels afin de s’assurer que le matériel nécessaire aux compétitions organisées par votre club est disponible, notamment les chronomètres, les procédures de sécurité pour l’échauffement, les crayons, etc.
  • Présenter une mise à jour concernant les officiels au conseil d’administration du club.

Le CONB recommande de discuter de ces responsabilités, ainsi que de toute responsabilité supplémentaire, avec le conseil d’administration de votre club. Ces tâches ne font pas partie des exigences de NNB, mais elles sont très souvent assumées par l’AOC de chaque club.